贵州农业职业学院公文处理制度（试行）

贵州农业职业学院公文处理制度（试行）

第一章 总则 

第一条 公文是学院党委、行政实施领导、履行职能、处理 公务的重要工具。为进一步规范公文处理工作，压实责任，提高 综合文字工作水平，结合学院工作实际，特制定本制度。

第二条 本制度适用范围为全院。

第二章 公文的定义和种类

第三条 公文是指学院内部以及和其它单位之间为处理学 院内外事务而形成的各种来往和记录的文本。公文是传达党和国 家的方针政策、发布和执行规章制度、请示和答复问题、指导和 布置及商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。公文处理工 作应做到及时、准确、安全，执行有关保密管理规定，严格遵守 国家法律法规和学院管理制度。 （一）外来公文：指政府部门、行业协会、上级单位等外部 单位（转）发给学院的公文。 （二）内部公文：指在学院内部使用的公文，包括印发的规 章制度、计划、总结、报告、会议纪要、通知、通告、通报、任 命、决定和阶段性规定等等。（三）上行文：指学院向上级部门，报送的请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问等所用的公文，文种有“请示、报 告”。 （四）下行文：指学院向学院各职能部门、各系（中心、基地）下发的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。 （五）平行文：指外部单位间联系业务或往来活动的知照性 文件，文种有“函”。 

第四条 公文种类主要有规定、决定、决议、通告、通知、 通报、报告、请示、批复、函、意见、会议纪要等。 （一）规定：为处理某种事项、开展某种工作而提出的要求、 规范。 （二）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或撤销下级部门不适当的决定事项。 （三）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事 项。 （四）通知：适用于批转各部门的公文，转发政府机关和不 相隶属机关的公文，传达要求各部门办理、周知或执行的事项， 任免和聘用干部。 （五）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或 情况。 （六）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复 上级机关的询问。（七）请示：适用于向上级单位请示或批准的事项。请示和 报告要分开，请示问题应做到一文一事，报告中不得带请示问题。 （八）批复：适用于答复下级单位请示的事项。 （九）意见：适用于对重要问题提出建议和处理办法。 （十）函：适用于不相隶属部门或单位之间商洽工作，询问 和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （十一）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文的管理职责 

第五条 公文管理是指学院党委、行政公文管理。具体包括： 学院收文以及印发的公文；学院各职能部门、各系（中心、基地） 上报或下发的公文、往来公文等。 

第六条 党政办公室是学院公文处理的管理部门。负责指 导学院各职能部门、各系（中心、基地）的公文处理工作。同时 负责建立健全学院公文管理制度，负责制度的制定、修改与实施。 （一）党政办公室负责接收和处理学院层面的外来文件，负 责处理以学院名义上报、下发的公文文件。 （二）学院各职能部门、各系（中心、基地）负责接收和处 理对口相关职能职责的外来文件，负责处理以各职能部门、各系 （中心、基地）名义上报、下发的公文文件。 （三）学院各职能部门、各系（中心、基地）需设置专职或 兼职收（发）文员，负责各类制度、公文等信息的传递、接收、处理、跟进落实和编号保管存档等工作。 

第四章 公文审核 

第七条 公文审核是申请发文的单位必须完成的内容，是党 政办公室公文处理的一项基本内容，部门主要负责人以及党政办 公文审核人员在审稿时要认真把好政治关、政策关、内容关、法 规关、格式关、文字关，不断提高文稿审核水平。 （一）把好政治关。要站在党和国家事业发展全局的高度， 重点看文稿是否符合党的理论、路线和方针政策，是否充分体现 中央最新精神，是否切合发文单位发文意图，特别是要看文稿中 的重要思想、判断、观点、政策、措施等是否存在与中央、省委 省政府、省教育厅以及省农业农村厅等要求不一致甚至相矛盾的 情况，是否存在站位不高、视野过窄、考虑部门或局部利益过多 等倾向，确保文稿在政治方向、政治立场、政治原则等方面正确 无误。 （二）把好政策关。一是看政策规定是否与源头文稿精神一 致。二是看政策是否与现行相关文稿相衔接。三是看政策规定是 否务实管用；四是看政策规定是否与有关部门协商一致。 （三）把好法规关。主要审查文件内容的合法性、合规性、 合理性。一是合法性和合规性审查，包括是否和法律规定相一致， 是否同中国共产党章程、党内法规和规范性文件相抵触，是否与 同位党内法规和规范性文件对同一事项的规定相冲突，是否符合制定权限和程序，是否落实精简文件、改进文风要求等。二是合 理性审查，包括是否适应形势发展需要，是否可能在社会上造成 重大负面影响，是否违反公平公正原则等。 （四）把好内容关。一是看主题是否鲜明突出，要坚持问题 导向，制定文稿目的、解决的问题，提倡什么、反对什么、要做 什么、不要做什么及怎样做等。二是看内容是否完整统一，保证 文稿在提出问题、分析问题、解决问题、达到目的上形成一个整 体，避免出现有上文、无下文，有情况、无分析，有要求、无措 施，题文不符、前后表述不一致等情况。三是看结构是否严谨合 理，要对文稿框架、布局、段落之间的关联性以及叙述的层次性 等进行分析研究和修改，努力使整个文稿层次分明、结构严谨、 布局合理、逻辑清晰。 （五）把好格式关。一是文种要恰当，要根据行文关系、文 稿内容、发文机关意图等选择恰当文种。二是发文形式要准确， 要根据文稿内容确定单独发文、联合发文，印发、转发，文稿的 发文机关、标题、主送机关等格式要素。三是要素要齐全，要根 据《党政机关公文处理工作条例》要求逐一审核文稿的份号、密 级和保密期限、紧急程度、发文机关、发文字号等基本要素，确 保不漏项。 （六）把好文字关。一是语言文字准确规范，字词使用要规 范、正确，杜绝错字、别字、多字、漏字，词语使用要恰如其分、 搭配正确、通俗易懂，不能随意简化、编造词语，避免使用生僻难懂或易引起歧义的词语。二是名称格式准确规范，人名、地名、 单位名、文稿名，时间、数字、段落顺序、引文等准确规范。人 名要准确无误。地名用全称，并根据情况注明所在省、州、县。 单位名可使用全称，也可以使用规范化简称。数字格式要准确。 引文内容要完整、准确。三是标点符号用法准确规范。要严格按 照国家标准规范使用标点符号，使每一个标点符号准确无误地为 文稿内容服务。 

第五章 公文格式 

第八条 公文一般由版头、秘密等级、紧急程度、发文单位、 发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日 期、印章、主题词、抄送单位和印发份数等部分组成。 （一）版头发文单位全称用套红大字居中印在公文首页上 部。 （二）发文字号由发文单位代字、发文年度和发文顺序号组 成，标注于版头下方居中。联合发文一般只标明主办单位的发文 字号（详见附件 1)。 （三）标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文 种类。标题除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。 （四）正文是公文主体部分。要求情况确实、观点明确、文 字精炼。正文起于主送机关名称下一行。字距、行距要清晰。 （五）附件是对正文具有补充、说明性的附加文字材料，应 当置于正文之后，与正文装订在一起，并在正文之后发文日期之 前注明附件顺序和名称。附件顺序使用阿拉伯数字，附件名称后 不加标点符号。 （六）发文单位标注在正文下面偏右。要写全称，并加盖单 位印章。 （七）成文日期一般署会议通过或者领导人签发日期，联合 行文署最后签发机关领导人的签发日期。会议纪要以会议通过日 期为准。成文日期使用汉字，并标明年、月、日，零写为“0”。 （八）印章除会议纪要外，公文应当加盖发文机关印章。用 印应当上不压正文，下压成文日期。 （九）发文格式（模板详见附件 2）。 1.页面设置：上 3.7cm，下 3.5cm，左 2.8cm，右 2.6cm。 2.行间距：标题行距 32 磅。正文行距 28 磅，首行缩进 2 字 符，文本之前、之后 0 字符，段前、段后 0 行。 3.发文字号：三号楷体，居中；年份、序号用阿拉伯数码。 4.文件标题：中文-二号方正小标宋简体，数字-Times New Roman，居中。 5.正文：一级标题、二级标题、三级标题、四级标题、五级 标题依次采用“一、”，“（一）”，“1.”，“（1）”，“1）”排序标 注。一级标题为三号黑体，二级标题为三号楷体_GB2312，三、 四、五级标题为三号仿宋_GB2312 加粗；其余正文：三号仿宋 _GB2312， 数字：三号 Times New Roman。 — 9 —6.附件：正文后空 1 行注明附件，空两格后写附件标题，有 两个或两个以上附件的，用阿拉伯数字标注，数字后用圆点，上 下对齐排列。 附件内容：“附件”二字用三号仿宋，标题用小二号方正小 标宋简体，下空 1 行写内容。 7.落款：上空 2 行，写单位名称及成文时间，上下对齐，时 间用阿拉伯数字标注年月日，距离右侧四个字的宽度。 8.页码：对齐方式为底端外侧，首页显示页码，四号宋体， 数字左右各放一条一字线，数字两侧空 1 格。如：— 1 —。 （十）用纸及装订公文用纸采用国际标准 A4 纸张（长 297 毫米，宽 210 毫米)。装订时，公文纸右侧与下边对齐，统一在 左侧装订，订 2 颗订书钉，书钉位置距左侧边沿 1CM 和距上、 下边 5CM 的交汇处。张贴公文用纸大小视实际需要而定。 第六章 行文规则 

第九条 行文原则 （一）依据隶属关系行文:一般情况下，下级单位不得越级 行文，尤其不应越级请示问题。因特殊情况必须越级行文时，应 当抄送被越过的上级单位。 （二）依据职责范围行文:完全属于职责范围内的事项，可 直接行文;属于职责范围之内，但涉及其他部门职责的事项，应 与涉及部门协商一致，进行会签。 （三）不相隶属机关的行文规则:行文双方的关系基本上是 对等的;双方公文效力的登记应是对等的。 （四）涉密公文的行文规则:“明来明复，密来密复”;主件和 附件的秘密等级一致。 （五）上行文的行文规则:请示类公文应坚持“一文一事”制 度，避免“一文数事”，一般只写一个主送机关，需要同时送其他 机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关﹔“报告”中不得 夹带请示事项。 （六）学院各部门可以联合行文。 （七）各职能部门可根据领导授权，向其他部门行文。 （八）正式公文须以“红头文件”上报。如以“白头文”形式上 报，原则应提前征得收文部门的同意。 

第十条 不能行文的几种情况: （一）不能对领导者个人行文（特别是请示、报告，不能出 现领导姓名 )。 （二）各职能部门内部之间的工作往来一般不行文。 （三）个人讲话一般不以正式文件的形式印发。 （四）相关部门就有关问题未协商一致时，不能各自行 （五）能用简报、电话、便函等形式解决的事宜尽量不正式 行文。 

第六章 公文收文处理 

第十一条 收文处理指对学院收到的公文的办理过程，包括 签收、登记、拟办、签批、分发、承办等程序（流程详见附件 3）。 党政办公室负责上级文件收文各个环节的办理和跟踪。 （一）签收。党政办公室负责签收各级发至学院的公文。 纸质公文应逐件清点、重要公文应逐页清点、紧急公文应注 明收文的具体时间，并以签字或盖章的方式签收。电子公文签收 应及时。 （二）登记。收到公文后，按涉密、非涉密等分别做好电子 和纸质文档的登记。 （三）拟办。登记后，填写公文处理笺，注明来文单位、来 文标题、办文文号、办文时间、拟办意见等，呈党政办公室主任 提出签审。 （四）领导签批。根据办公室主任提出的签审意见，分送有 关职能部门分管领导或主要领导。 （五）分发。按照领导批示意见做好文档登记，准确记录领 导签批内容和去向。 传阅、传批原则：传阅件按领导人的顺序由前向后传递;传 批件按领导人的顺序由后向前传递。 传阅、传批时限:一般传阅、传批件，在 2 个工作日内完成; 需要落实处理的重要批示件，一般在 3 个工作日内完成。 如领导超过时限未阅示、批处的公文，党政办公室应及时提 示领导。 （六）承办。有关领导在阅文后的批示件，应及时传递所涉 部门和党政办公室有关科室办理。 （七）办理时限。急件办结时间不超过 2 个工作日，一般件 办结时间为3个工作日，重大疑难件办结时间不超过5个工作日。 （八）公文回复 1.原则上在公文要求时限内回复；对紧急重要公文要随到随 办，及时回复。 2.对呈报上级的报告，主要领导有明确批示的，应在领导签 署意见之日起 2 个工作日内按批示予以办理;若无明确批示的,按 程序予以上报。 3.对上级交办的事项，主要领导批示后，相关职能部门在领 导签署意见之日起 2 个工作日内按批示予以办理。 

第七章 公文发文处理 

第十二条 发文处理指以学院名义制发公文的过程,包括拟 稿、登记、审核、签发、印制、用印、分发等程序（流程详见附 件 4)。 （一）党政办公室负责对各级来文和学院部门代拟发文稿的受理。具有下列情况之一，不予受理: 1.使用文种错误; 2.公文格式不完整，不符合行文规则; 3.“请示”一文多事，“报告”夹带“请示”事项; 4.涉及两个或两个以上部门工作职责，未进行会签; 5.越级报送，未经分管院领导或主要领导审批的; 6.代拟发文稿有内容错误的。 （二）发文办理由党政办公室负责学院发文最终环节的办 理。 1.发文范围。学院层面的工作方案﹔学院层面的会议通知﹔ 学院层面的相关事务;需向上级部门汇报的材料。 2.公文起草应符合以下要求: （1）符合国家法律、法规、规章和其它有关规定，完整准 确体现发文部门意图，并同现行有关公文相衔接。如变更现行规 定或提出新规定，有关部门应当协商并就其必要性、可行性作出 文字说明; （2）从实际出发，分析问题实事求是，所提措施、办法、 方案切实可行; （3）公文观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，层 次分明，言简意赅，字词规范，标点正确。公文篇幅力求简短， 避免繁琐冗长; （4）涉及秘密事项的文件应准确标定密级; （5）拟制紧急公文，应体现紧急准则，并根据实际需要确 定紧急程度; （6）人名、地名、数字、引文准确; （7）公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和词组、惯用语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字 外，应当使用阿拉伯数字。 （8）公文中的计量单位必须使用法定计量单位，在同一公 文中必须统一使用计量单位的中文名称或符号﹐不能将中文名 称和符号混用（如“米”和“m”混用); （9）公文内使用非规范化简称，应先用全称并在第一次使 用全称时注明简称。 使用国际组织外文简称或其缩写形式，应在第一次出现时注 明准确的中文译名; （10）文中除人名、地名外，不得使用异体字、不规范的简 化字和繁体字。 3.公文起草部门 （1）一般性公文由部门草拟，草拟部门应对公文内容的真 实性、可行性及统计数字、引文的准确性负责，并附上发文依据 及文稿中涉及的有关材料说明。 （2）各类会议通知由相关部门草拟; （3）需以学院党委、学院名义的公文文稿由申请发文部门 草拟，经党政办公室审核，按照发文流程进行发文。 （三）登记。党政办公室草拟或收到需要制发的公文后，由 发文员根据发文类型做好电子和纸质文档的登记。 （四）审核。公文文稿在 OA 系统送至分管领导或主要领导 签发前，先由草拟公文部门负责人初核，再经党政办公室复核后由党政办负责人审核。审核程序如下: 1.学院行政部门、系草拟的文稿，先由部门负责人初核，部门负责人初核同意后，送党政办公室复核。 2.党政办公室文稿审核人员收到申请发文的文稿后，对公文 格式、起草部门主要负责人是否签字、发文内容等进行认真审核， 严格把关，提出明确审核意见后，若不符合发文要求，应立即将 初稿返还至草拟部门；若复核发文要求，即送党政办负责人核稿； 党政办负责人审核后，呈分管领导或主要领导审签。 （五）签发 1.向上级党委报送的请示和工作报告，由书记签发。 2.党委会通过或原则通过的公文，一般由书记签发或书记委 托党委其他领导签发。 3.根据党委会决定事项起草的公文，由书记签发。 4.院长办公会通过或原则通过的公文，由院长签发。 5.根据院长办公会决定事项起草的公文，由院长签发。 6.行政部门草拟公文不涉及重大事项的，由部门分管领导签 发。 7.党政办公室发布的公文，与党委公文的签发权限相同。发 布办公室职权范围内事项，由办公室主任签发。 （六）印制。文件经领导签发后，再次经党政办公室文稿审 核人员复核后，进行登记、编号、印制。 （七）用印。以党委和行政名义行文，均由党政办公室负责 — 16 —盖章，同时做好用印审批程序和严格管理。 （八）分发。制发非涉密公文均通过学院 OA 系统发出；制 发涉密公文只能通过纸质版发出，禁止互联网传播。 

第八章 公文的归档和销毁 

第十三条 公文由办公室或专职人员统一收发、归档和销毁。 

第十四条 归档。公文办理完毕后，应根据有关规定，及时 立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。各职能部门、各系(中 心、基地）负责本部门文件的立卷和归档。公文归档，应根据其 相互联系、特征、年度、机构、问题等分类整理立卷，保证档案 的齐全、完整，以便于保管和利用。 

第十五条 借阅。已归档的文件、资料为学院档案资料，查阅时按照学院档案借阅相关制度规定执行。未立卷归档的文件材 料由部门文书人员保管。查阅一般的文件、资料，由保管人员负 责保管。 

第十六条 翻印。上级单位的公文，除绝密级和注明不得翻 印的以外，经党政办主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻 印的机关、日期、份数和印发范围。公文复印件作为正式公文使 用时，应当加盖印章。

第十七条 销毁。不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别 并经主管领导批准，可以定期销毁。销毁公文，应进行登记，有 专人监督，保证不丢失、不漏销、不误销。销毁秘密公文，应进 行登记，由二人监销。 

第十八条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止， 视作自废止之日起不产生效力。 

第九章 公文的保密 

第十九条 文件保密 （一）秘密文件要严格规定发放范围，原则上只发组织，不 发个人，非经批准，不得擅自扩大阅读范围。 （二）秘密文件的收、发、分送、传递、借阅、移交、销毁 等各个环节，严格履行登记手续。 （三）秘密文件要严格按规定的份数印制，有关人员不得多 印或多留。 （四）秘密文件不得通过普通邮政邮寄，不准通过普通传真 机传递，阅读秘密文件要在办公室或阅文室。 （五）在外出递送秘密文件的过程中，不准办理与递送文件 无关的事。 （六）外出工作必须携带秘密文件时，须经领导批准，并采 取安全措施。严禁携带秘密文件出入公共场所。 （七）对平时工作使用的秘密文件，用后应随时入柜加锁， 办公桌上不许存放秘密文件。（八）工作调动和离退休时，必须把自己经管的秘密文件全 部移交清楚。移交时，要造册、清点、核对，并办理签字移交手 续。 （九）秘密文件未经原发文机关同意，不得翻印，经批准翻 印的文件要按原件管理，秘密文件要认真执行清查清退制度。需 要留存备查的，应按文书立卷要求，立卷归档。 （十）销毁秘密文件必须登记造册，经领导批准，并派专人监销。

第二十条 涉密文件清退销毁 （一）秘密文件的清退和销毁按年度进行，应在次年的 3 月 底前清退完毕。 （二）秘密文件的清退和销毁由党政办公室负责，除按规定 留存归档外，其余一律销毁。 （三）秘密文件的销毁要进行登记。 （四）销毁秘密文件应经领导审查批准后方可销毁。 （五）销毁秘密文件必须到保密部门指定的单位进行销毁， 由二人以上监销，确保不丢失、不漏销。 （六）清退销毁情况要及时写出书面报告报上级主管单位。 （七）发生文件遗失，造成泄密时，要及时报告，严肃查处。 

第二十一条 秘密文件复印汇编 （一）绝密文件不得复制、汇编。（二）复制、汇编机密级以下文件要履行严格的报批手续， 经批准后方可复制汇编。 （三）复制秘密文件，要在秘密载体定点复制单位进行复制。 （四）批准复制汇编文件时，不得改变原件的密级、保密期 限和知悉范围。 （五）复制的文件要与原件一样进行管理。 （六）文件汇编本的密级要按其中最高密级进行管理。 （七）复制、汇编秘密文件要履行登记手续。 

第十章 附则 

第二十二条 各职能部门、各系（中心、基地）明确一名发 文员，涉及部门发文均由该发文员申请发文流程，并报党政办公 室。 

第二十三条 党政办公室内部发文均由各科室自行发文。 

第二十四条 本制度由党政办公室负责拟订、修订和解释。 

第二十五条 本制度自发布之日起施行。