贵州农业职业学院学生档案管理暂行条例(试行)

发布时间:2018-05-03

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贵州农业职业学院学生档案管理暂行条例(试行)

 

第一章 总则

    第一条 为了贯彻落实教育部《普通高等学校学生管理规定》,做好普通高校学生档案管理工作,促使我院学生档案管理工作规范化、制度化,结合我院实际情况,特制定本办法。    
   
第二条 学生档案是学生在校期间形成的,反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料,是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。学生档案管理工作,是贯彻执行党的教育方针,为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。
   
第三条 学生档案工作是高校档案工作的重要组成部分,学生档案管理必须坚持集中统一管理的原则,确保学生档案的完整、准确、系统、安全。
   
第四条 学生档案种类多,流动性强,利用率高,工作量大。为加强管理,学生档案室设在学生处,由学生处统筹协调,各系具体负责学生档案收集与管理,并设立专员负责相关管理工作;新生进校到毕业前一个月档案由各系(部)负责收集和管理,之后转递院学生处档案室。

第二章 学生档案管理职责

    第五条 新生档案,按来档途径由各班级接收后,汇总、整理登记造册(一式两份)移交系(部)管理。履行严格的交接手续。学生档案的缺失情况,各系(部)、各班级要及时反馈信息到学生本人,催促其尽快查找或回原学校补齐相关档案材料。
   
第六条 各系(部)要做好学生在校期间的档案材料收集整理工作,由专人负责学生在校期间档案材料的整理,按时将完整的档案材料移交院学生档案室并做好归档工作。
   
第七条 学生档案管理人员工作职责
   
(一)接收、鉴别和整理学生档案材料;
   
(二)办理学生档案的查阅、借阅;
   
(三)办理学生档案的转递,为有关部门提供学生相关资料;
   
(四)做好学生档案的安全、保密、保管工作;
   
(五)制定和完善学生档案管理规章制度,做好学生档案分析统计工作;
   
(六)办理其它有关学生档案事项。

 

第三章 学生档案归档范围及制度

第八条 归档的学生档案,必须客观地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关情况,对部门及个人当前和长远归档范围具有参考价值和凭证作用。

(一)归档范围
   1
、学生中学阶段形成的材料(高考考生(或中职)档案)【各地因地区差异,中学(中职)阶段材料会有所不同,一般应包括:团建材料、党建材料、高中(中职)毕业生登记表、学习成绩登记表、体质测试表、健康测试表、中学生社会实践活动登记表、中学生体育合格标准测试证()、中华人民共和国学生体育合格证、高等学校考生招考登记表、高等学校招生考生体格检查表等。以学生所在中学或省招办寄来为准。】  

    2、学生进入我校学习后形成的材料

1)学生入学登记表

2)学生年度考评表

3)在读学习期间历年学习成绩单(包括毕业设计(论文)成绩)

4毕业实习鉴定
5毕业生登记表
6就业报到通知书、报到证存根
7)团建材料、党建材料

团员材料:①入团志愿书;②入团申请书。

党员材料: 正式党员:①入党志愿书;②入党申请书;③入党转正申请书;④思想汇报等。

预备党员:①入党志愿书;②入党申请书;③思想汇报等。

积极分子:①入党申请书;②思想汇报;③其它积极分子材料等。

8奖励材料(含三好学生,优秀学生干部、优秀党团员和奖学金等登记表)、处分材料(校级处分决定或免于、撤消处分的意见等)

9学生入学及毕业生体检表

10)学籍变动材料

11)军训登记表

12国家助学贷款缴费通知书、助学贷款信用登记表

13)有工作经历的个人人事档案材料等。

(二)归档要求及时间、手续

1,学院学生档案管理部门要按照归档范围及要求,将应归档的材料,收集齐全、完整;
  
 2,凡需归档的材料,一律用黑色钢笔(或黑色签字笔)填写,严禁使用纯蓝钢笔、圆珠笔填写或复写,以利于档案的保存与使用;
    3,新生档案材料在新生入学3个月之内由各系辅导员、班主任负责收齐后按一定程序转交给该系档案管理人员,严格交接手续;
    4
,学生毕业期间(毕业前3个月),学院相关部门将学生装档材料按时转交各系(部)档案管理人员,存入学生个人档案;

5,各系(部)将所有毕业生档案材料按归档范围收齐后,于学生派遣前统一转递到学生处档案室统一管理和派送。

第四章 学生档案收集与管理

    第九条 学生档案室要重视学生档案的日常收集、积累工作,要将真实反映学生德、智、体、美方面的材料及时收集归档。
   
第十条 学生档案管理人员要将收集的材料,认真鉴别,属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚,并经相关部门审查盖章后方能归档。
   
第十一条 不属于规定归档的材料,经过鉴别,可视情况分别处理。凡不应归档的,退还材料来源单位处理。
   
第十二条 凡收集的归档材料,要按归档内容分类整理。档案归档前,要使用统一和规范的学生档案袋。
   
第十三条 学生档案材料,须统一用A4规格的办公用纸或学校规范表格,用黑色钢笔或黑色签字笔书写,不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
   
第十四条 学生档案信息记载要准确、规范。在填写学生履历等表格时,学生姓名书写要准确,不能写同音字,曾用名要书写,个人不能随意改名。要求身份证、毕业证、职业资格证、毕业生派遣证、学籍卡上的姓名一致,各种表格上的姓名、出生年月一致。反映形象特征的照片要求是近照;反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。
   
第十五条 因病休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存,学生复学后,应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。
   
第十六条 留级学生的档案,每学年在接到教务处正式通知后,将其档案转到所留班级并上名册,将原在班级的名字注销并说明原因。
   
第十七条 退学学生的档案,按有关规定将其档案转给学生所在地人事部门或教育局保管。
   
第十八条 学生在受刑事处分期间,其档案由学院学生处档案室保管,刑满释放或重新就业的,档案即按有关规定转给其所在单位或居住地的人事部门保管。
   
第十九条 学生出国不归、失踪、逃亡,经证实,其档案仍由学生处档案室保管。
   
第二十条 对毕业离校时未落实工作单位的毕业生,本人要求人事档案保留在学校的,由本人提出申请,所在学院领导签字,方可保留两年。两年后,仍未落实工作单位的,由学生处将其档案寄回生源地人事部门或教育局保管。

第五章 学生档案保管与保护

    第二十一条 根据安全保密和便于查找的原则,学生档案室对学生档案进行严密、科学地保管。
  
(一)学生档案设立专门档案室,用铁皮档案柜存放,达到防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等要求,并经常检查。
  
(二)要保持档案室的清洁和室内适宜的温湿度。
  
(三)学生档案室设在学生处统一保管学生档案,建立登记和统计制度,及时发现问题并解决。
   
第二十二条 学生处档案室要不断研究和改进学生档案的管理方法和保护技术,逐步实现科学化、标准化和现代化管理。

 

第六章 学生档案的利用

     第二十三条 因工作需要查阅学生档案,须遵守下列规定:

    (一)凡来查阅学生档案者,须填写《贵州农业职业学院学生档案查阅审批表》,经所在部门领导和档案所在学院领导签字同意;

(二)学生档案一般不得外借,如必须借出使用时,要说明理由,严格履行借阅手续后,方可借出;

   (三)学生个人不能查阅自己的档案材料;

   (四)查阅、借用学生档案必须遵守保密制度和阅档规定,严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取、撤换档案材料,若出现此类情况按学校有关规定处理;

    第二十四条 毕业学生查询档案去留情况,应出具相关证明,办理登记手续后进行查询。

 

第七章 学生档案的转递

    第二十五条 学生毕业后,学生处档案室按机要件的交送规定,将毕业生档案及时寄送到毕业生就业报到证上指定的就业报到部门(或单位)。
   
第二十六条 考取外校本科生的学生档案,按教务处或录取学校发出的正式通知,学生处档案室将档案转至相关提档部门或录取院校。

第二十七条 严格执行学生档案转递制度,避免产生“无头档案”,转递学生档案时应遵守下列规定:
  
(一)
学生处档案室管理人员在转递本院学生档案时,须仔细填写《学生档案材料转递通知单》,核对档案袋内的内容与学生本人是否一致、档案材料是否齐全,完全无误后密封。要坚决杜绝错装、漏装现象发生。
  
(二) 毕业生档案在派遣后两周内通过机要部门寄送具有人事档案管理权的用人单位人事部门或上级主管(人事代理)部门,不能自带,档案寄送地址依据毕业生就业协议书“档案转寄详细地址”栏所填信息,毕业前未就业的毕业生档案原则上寄送到生源所在地教育局。

(三)学生档案转出后应在档案底册上作相应处理,如注明该档案何时转往何处等。档案转出后一个月仍未收到回执,由院档案管理机构发函催要;收到回执后,要将其粘贴在《学生档案材料转递通知单》存根上备查。
    (四)毕业生在工作单位报到一个月内,务必到有关部门查收个人档案,未查收到档案的毕业生,及时到本院档案管理部门查询。

 

第八章 附则

    第二十八条 本办法适用于贵州农业职业学院全日制高职学生,成人学生档案由继续教育部管理,可参照本办法执行。

第二十九条 本办法由学生处负责解释。
   
第三十条 本办法自发布之日起试行。