院办公室（对外交流合作中心）

                             
一、职能职责
（一）办文
1.收文。电子政务系统、密件（纸质）、其他方式渠道来文。
2.发文。部门申请发文、办公室发文、学院名义发文、学院上呈文、工作商函的形成（拟稿、签批、印制、用章、登记、发布）。
3.其他材料。工作报告、工作总结、汇报材料、会议纪要等。
4.综合档案的收集、整理、归档、查阅工作。
（二）办会
5.学院综合性会议（含迎接检查评估）、专项会议（院长办公会、例会、专题会等）会务安排。（主要的4个会议室）
6.学院领导参加的各级各类会议的回执办理。
7.办公室人员的集中学习、会议等。
（三）办事
8.上级机关、部门及属地管理部门来院检查指导工作的联络服务、
9.接待方案、会务安排、用车用餐安排。
10.兄弟院校（单位）及其他来访单位人员需院级层面的联络服务、接待方案、会务安排、用车用餐安排。
11.国（境）外考察交流、会议活动服务。
（四）服务
为领导、为师生、为学院发展服务。
（五）协调
协调沟通部门之间工作事宜等等。
（六）参谋
为学院发展做好调查研究、为领导决策当好参谋助手。

二、具体工作
1.后勤保障工作。公用通讯管理、耗材购买、文件纸（资料袋）印制、办公用茶、用水保障等。
2.接待管理工作。按照规定安排校内、校外接待工作。
3．OA系统运行管理工作。收文及文件审签、催办督办结办，工作文件资料寄送和领取。
4.会议服务工作。学院综合性会议、迎检工作会议、考察交流活动座谈会议、院长办公会议、专题会议、例会的会议室、多媒体、音响等会务准备和会议纪要的拟发工作。
5.劳资管理工作。出勤记录、绩效月报、差旅订票报销、人事信息上报。
6.宣传统战及网站信息工作。宣传稿件拟发、对外宣传协助、网站相关信息更新工作。
7.政务公开、信访工作。协调相关部门落实政务公开工作，来信来访处理，各类提案（建议）办理。
8.电话来访、通知的办理。由当周值班领导负责电话回复并做好记录，及时处理好电话通知事项。
9.年报统计、大事记、年鉴及校史编印，事业单位年度报告工作。
10.疫情防控工作。数据收集上报、文件材料拟发。
11.党建及办公室迎检工作。主题教育存在问题的整改落实、接受巡视巡查的各项准备工作、迎接检查评估的准备工作、意识形态管理工作。
12.队伍建设工作。集中学习、会议的内容材料准备、会务、记录工作。
13.普法教育工作。教职工普法教育学习、迎检准备、法律顾问业务联系及相关工作完善。
14.安全维稳工作。用电用车、关门锁柜、值班安排、偶发事件处理等。
15.发文及登记管理工作。上行文（呈文）分类分册登记台账管理；下行文（含工作商函件）分类分册登记台账管理。
16.国有资产管理工作。资产登记、变更、保管（含保管室管理）。
17.档案管理工作。年度档案整理归档、电子档案存储、重要证件资料保管、特殊纪念品保存。
18.印章管理工作。专人专柜双锁管理、下班时段和节假日入柜管理。
19.要保密管理工作。涉密电脑、存储介质管理、涉密文件运行管理。
20.学院事业单位法人证书年审工作。
21.文件印制工作。纸质文件印制及存档。
22.值班值守及工作日志记录工作。值班值守工作人员负责收集学院重大事件、重要会议、重要工作检查等特殊活动记录，督促收文员做好收文记录，其他来信来访情况记录，工作日16：00至17:30任务完成，做好值周交接工作。
23.完成领导交办的其他工作和协助部门完成关系学院发展的重要活动。

三、工作纪律要求

1.自觉遵守学院考勤管理等各项规章制度，按时上下班，不迟到、不早退、不旷工。
2.自觉遵守保密和安全工作管理规定，管好物件，锁好桌柜，关好门窗。
3.自觉爱护办公室公共卫生，下班整理好桌柜（文件、笔记本入柜），保持办公室干净整洁。
4.自觉遵守文明办公秩序，热情服务，礼貌待客，不高声喧哗，不喊不文明绰号，不做与工作无关的事。
5.自觉树立良好窗口形象，不着奇装异服，不穿短裤短裙拖鞋上班。
6.自觉服从工作安排，及时完成领导交办的各项工作任务。
7.值周分别按照每月一、二、三、四周顺序由主任、副主任、综合科长、外事科长轮流负责。



 
                                                                                              2026年3月10日